نعتمد مبدأ ،يجب أن نبتعد عن مفهوم "الإصلاح عند العطل" وننتقل إلى مفهوم "الصيانة الوقائية والدورية". هذه الخطة مصممة لتناسب بيئة جامعية تحتوي على مختبرات تعليمية ومكاتب إدارية.

للاطلاع على الخطة الرابط هنا

1. تصنيف الأصول التقنية (Inventory)

قبل البدء، يجب تقسيم الأجهزة في الجامعة إلى فئات لتحديد أولويات الصيانة:

• الفئة (أ): السيرفرات وأجهزة الشبكة المركزية (أولوية قصوى - تعطلها يوقف الجامعة).

• الفئة (ب): أجهزة الموظفين والإدارة (أولوية متوسطة - تؤثر على سير المعاملات).

• الفئة (ج): مختبرات الطلبة (أولوية عالية دورية - لضمان استمرار العملية التعليمية).

2. جدول الصيانة الدورية (Maintenance Schedule)

أ. الصيانة الأسبوعية (البرمجية - Software)

• التحديثات: التأكد من تحديث أنظمة التشغيل (Windows/Linux) وبرامج الحماية من الفيروسات.

• النسخ الاحتياطي: إجراء نسخة احتياطية (Backup) لقواعد بيانات الطلبة والسيرفرات.

• فحص الأداء: مراقبة حرارة السيرفرات واستهلاك المعالجات.

ب. الصيانة الشهرية (الفيزيائية - Hardware)

• التنظيف من الغبار: استخدام (Air Blower) لتنظيف كيسات الحاسوب والمراوح، خاصة في المختبرات المزدحمة.

• فحص الكوابل: التأكد من سلامة توصيلات الشبكة (RJ45) وكوابل الطاقة لتجنب أي ماس كهربائي.

• تحديث التعريفات: فحص تحديثات الـ Drivers للأجهزة الطرفية مثل الطابعات والسكنر.

ج. الصيانة الفصلية (كل 4 أشهر)

• تبديل المعجون الحراري: للحواسيب التي تعمل لساعات طويلة لضمان عدم تلف المعالج.

• جرد القطع التالفة: تحديد الشاشات أو لوحات المفاتيح التي تحتاج استبدال قبل بدء الفصل الدراسي الجديد.

3. نظام تذاكر الدعم الفني (Ticketing System)

بدلاً من الطلبات الشفهية، يُنصح قسم الـ IT في المأمون باعتماد نظام رقمي:

1. تقديم الطلب: يرسل الموظف أو مشرف المختبر "تذكرة" عبر نظام داخلي.

2. التشخيص: يقوم فني الصيانة بتحديد نوع المشكلة (Hardware أو Software).

3. التنفيذ: إصلاح المشكلة وتوثيق الحل لضمان عدم تكرارها.

4. الإغلاق: تقييم جودة الإصلاح من قبل المستخدم.

4. استراتيجية الطوارئ (Disaster Recovery)

• توفير قطع غيار جاهزة: (Power Supplies, RAMs, SSDs) في مخزن القسم للتبديل الفوري.

• وحدات الـ UPS: التأكد من سلامة بطاريات خازنات الطاقة لحماية الأجهزة من تذبذب التيار الكهربائي (وهي مشكلة شائعة).

5. توزيع الأدوار داخل فريق الصيانة

لضمان الاحترافية، يتم تقسيم الفريق كالتالي:

6. نموذج تقرير الصيانة الدوري (Template)

يفضل أن ينتهي كل شهر بتقرير يرفع لرئاسة القسم يحتوي على:

• عدد الأجهزة التي تمت صيانتها.

• المشاكل المتكررة (مثلاً: احتراق مستمر في الـ Power Supply بسبب الكهرباء) لاقتراح حلول جذرية.

• قائمة بالاحتياجات والمستهلكات (حبر طابعات، قطع غيار) للشهر القادم.

نصيحة إضافية: بما أن الجامعة تضم قسماً أكاديمياً لتكنولوجيا المعلومات، يمكن إشراك الطلبة المتميزين في عمليات الصيانة الدورية للمختبرات كنوع من "التدريب العملي" تحت إشراف مهندسي القسم الإداري، مما يوفر جهداً إضافياً ويصقل مهارات الطلبة.